تُعد الاجتماعات واحدة من أهم الأنشطة التي لا غنى عنها في الكثير من المؤسسات على اختلاف أهدافها مثل المدرسة أو الشركة أو الجهات السياسية، والهدف منه طرح ومناقشة الخطط المستقبلية ومحاولة حل المشكلات التي تواجه المنظومة، ولكي يكون الاجتماع رسميًا يجب تسجيل كافة التفاصيل في محضر وختامه بالتوصيات.
نموذج محضر اجتماع
محضر اجتماع مجلس الإدارة رقم ……………. لسنة …………….
المنعقد بتاريخ … / …. / ……….
جدول الأعمال
تلاوة محضر الجلسة السابقة والتصديق عليه.
عرض قيمة المصروفات والإيرادات عن الثلاث شهور السابقة.
دراسة قبول بعض الأعضاء الجدد
مناقشة ما تم تنفيذه من القرارات بالجلسة السابقة بتاريخ …. /…../…..
النظر في التقرير الشهري عن نشاط الشركة عن شهر …. .،…..،……..
ما يُستجد من أعمال.
لا يفوتك أيضًا: أهم 10 شروط لفسخ عقد العمل في السعودية
محضر الجلسة
في يوم ………… من شهر ………. لسنة..….. في تمام الساعة…..…. ص/م، اجتمع السيد رئيس مجلس الادارة بمقر الشركة والمدير العام السيد / …………………………. والعضو المنتدب السيد /………………………….……. وحضور كل من السادة الأعضاء:
………………………………
……………………………….
……………………………….
………………………………
………………………………
وقد تغيب عن الحضور السادة
………………………………
………………………………
فقد حضر عدد …………..….. عضوا من إجمالي …………..……. لذا كان الانعقاد قانونيًا، وبدأ النظر في جدول الأعمال والمناقشات وتم اتخاذ القرارات التالية:
تم تلاوة محضر الجلسة السابقة والتصديق عليه
تم الموافقة على قبول العضو السيد /……………………….، السيد /…………………..……… للانضمام لرئاسة مجلس الإدارة.
توصيات محضر الاجتماع
مهام الجودة …………….
توصيات إدارة التسويق ………………
مهام مديري الإدارات ………………..
توصيات فريق المشتريات ……………….
الاتفاق على سير العمل خلال 6 شهور قادمة، وزيادة نسبة المبيعات والوصول إلى نسبة أرباح ……………………….. خلال هذه الفترة.
أقفل المحضر في حوالي الساعة ……….. ص/ م.
رئيس مجلس الإدارة ……………………..
محضر اجتماع باللغة الإنجليزية
Meeting Minutes
A meeting of…………………….………………. was held ………….………………… on…………………………. /……/………
Attendees:
…………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………
Members not in attendance:
…………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………
Agenda Items:
………………………………………………..
………………………………………………..
………………………………………………..
New business:
| Status | Deadline | Owner | Action |
Notes:
…………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………
لا يفوتك أيضًا: تحميل صيغة نموذج نقل موظف من قسم إلى قسم
توصيات محضر الاجتماع
- التأكيد على دور ومسؤولية إدارة التسويق والمبيعات في مواكبة التطورات الجديدة والوسائل التسويقية المستحدثة.
- الاتفاق على وضع استراتيجية لزيادة أصول الشركة من خلال التكامل والتفاعل جميع عمليات إدارة المشروع، مع مراعاة نتائج عملية استثمارية معينة تكون معطيات لعملية أخرى وذلك لتعزيز فرص نجاح المؤسسة.
- ضرورة دعم وتطوير إدارة الجودة والاهتمام بها عن طريق إناطة نشاطاتها وإدارتها بأكثر العاملين كفاءة علمية وخبرة وجعل مهمتها محورية.
- الأخذ في الاعتبار أن عمليات المجال المعرفي للإدارة هي السبيل لنجاح الخطة المستقبلية والتي تضم ثلاث عمليات وهي تقدير التكلفة، ووضع موازنة التكلفة، ورقابة التكلفة.
- تطوير الكوادر وتأهيل كوادر جديدة للقيام بأعمال التنفيذ المباشر عن طريق فتح دورات تدريبية للمهن المطلوبة.
- توفير واستكمال كافة المعدات والآليات المطلوبة في مواقع العمل بهدف رفع القدرة التنفيذية للشركة.
خطوات تحضير محضر الاجتماع
- معالجة الاقتراحات المقدمة وتدوينها.
- مراجعة جدول الأعمال وتسجيل الأعمال الجديدة لمناقشتها.
- وضع عنوان مناسب فوق كل بند تمت مناقشته في الاجتماعات السابقة.
- تجهيز جداول التصويت أمام كل موضوع مطروح للتصويت ليسهل عليك عد الأصوات وفرزها.
- الحرص على سرعة تسجيل البيانات وقصر العبارات وقلة العمق والاختصار في السرد.
- مراعاة وجود مساحة للخاتمة يتم تدوين توصيات مجلس الإدارة فيها.
أهمية وفوائد محضر الاجتماع
- توثيق أهم المواضيع التي تم طرحها خلال الاجتماع للرجوع إليها في المستقبل.
- إعلام الموظفين الغائبين بما تم في الاجتماع من مناقشات قرارات المتخذة.
- بناء إحصائيات وقواعد بيانية جاهزة للاجتماعات المقبلة التي يتم بنائها على المعلومات.
- تسهيل وضع خطة والالتزام بخطوات العمل.
- تدوين الملاحظات وبالتالي ضمان عدم ضياع فكرة أو أي شيء قد قيل في الاجتماع.
- أحيانًا يكون إنشاء محضر اجتماع أمر واجب قانونًا مثل الاجتماعات التأديبية والتحقيقات.
- محضر الاجتماع هو الطريقة المثلى لكي يتجنب العاملين في المؤسسة سوء التفاهم الناتج عن الاعتماد على الذاكرة في الاجتماعات.
- لا يمكن لأحد الموظفين إنكار المهام التي وكلت إليه أو ادعاء أنه لم يتم إخطاره بها.
- تسهيل وضع الجداول الزمنية بشكل واضح لإبقاء الجميع على المسار المحدد لتحقيق أهداف المؤسسة.
- توضيح جميع الخطوات القادمة والأشخاص المسؤولين عنها.
كيفية ملئ محضر اجتماع
إذا طلب منك مديرك كتابة محضر الاجتماع الذي حضرته واختتامه بتوصيات عليك مراعاة بعض النقاط الهامة، لأن كل مؤسسة تختلف عن غيرها في تسجيل محاضر الاجتماعات لكن الاختلافات تكون طفيفة وتتشابه في الهيكل الأساسي.
عليك إجراء مناقشة مع مديرك في العمل أو رئيس مجلس الإدارة عن أي التنسيقات الرسمية التي تمثل هوية الشركة أو المنظومة، وعليك أيضًا مراجعة محضر الاجتماع السابق لاستخدامها ومحاكاته.
يمكن أيضًا طلب نسخة من جداول أعمال الاجتماعات السابقة، وتجميع كافة أسماء الموظفين في كشف لتسهيل الأمر بما في ذلك الضيوف أو المتحدثين أيضًا.
إذا لم يطلب منك المدير كتابة الملاحظات يمكنك تسجيلها كميزة إضافية حتى لو بخط اليد في هامش جانبي، حيث يمكن أن يساعد في الاجتماعات المقبلة بالرجوع إليها.
لا يفوتك أيضًا: تحديث بيانات منشأة بمكتب العمل السعودي
عناصر نموذج محضر اجتماع
- عنوان المحضر: يحتوي على اسم فريق العمل ولجنة الاجتماع وتاريخ انعقاده والموقع والتوقيت.
- أسماء الحاضرين: نشكل قائمة بجميع أسماء الموظفين الذين حضروا الاجتماع مع ذكر مناصبهم ومراعاة التدرج الوظيفي لكل منهم، جانب الغائبين لأنهم سوف يستلمون نسخًا من المحضر.
- اعتماد المحاضر السابقة: عادةً ما يدون هذا البند أسفل العناصر الأساسية بحيث يمكن التعرف عليها بسهولة، ويتم توضيحها في حال تمت الموافقة على المحضر السابق، مع ذكر الإجراءات والمسؤوليات المعلقة.
- خطوات العمل: يتم تسجيلها لأنها تتطلب اتخاذ بعض الإجراء غير مكتملة منذ الاجتماع السابق إلى جانب كافة الأعمال الحالية والجديدة التي تتطلب الاهتمام الآن، بالتوافق مع خطة العمل الموضوعة.
- إعلانات الاجتماع: عبارة عن تقارير تفصيلية عن الإعلانات المذكورة من قبل المشاركين بما في ذلك بنود جدول الأعمال التي تم اقتراحها للاجتماع التالي.
- موعد الاجتماع القادم: يدون في هذه الخانة جميع تفاصيل الاجتماع المقبل لاسيما الموعد وموقع الانعقاد.
- التوقيعات: يتمثل في كتابة اسم معد المحضر وتاريخ تقديمه والموافقة عليه، في بعض الحالات تتطلب بعض المؤسسات أكثر من توقيع واحد لإمكانية الحصول على محضر ذي طبيعة قانونية، خاصةً في اجتماعات مجلس الإدارة.
إذا قال لك المدير اكتب محضر الاجتماع الذي حضرته واختمه بتوصيات لكتابة محضر اجتماع جاهز عليك أن تُسجل المناقشات بموضوعية، والابتعاد عن الملاحظات الشخصية، وتأكد من أنك تكتب بلغة صحيحة.
